時短のためのTips紹介、第3弾は会議についてです。
会議って、本当に時間を取られますよね。時には「これって意味あるのか？」と言いたくなるほど、堂々巡りをしながら長時間になることも。
本来、その会議に必要のない人間なのだけど、「数合わせ」や「仕事をしている証拠」のために出席している人も。
また、「会議のための会議」があることも。そしてそのために多大な資料作成や準備をしなくてはならない。無駄の温床です。
ただ、会議の文化というのは、それぞれの会社に染み付いているところがあります。私は以前から「会社の文化は変えられないけど、時短はできる」と話しています。
会議の文化は変えられなくても、会議の時間を短くすることはできる。
そのヒント集です。
目次
- 5分前集合5分前解散
- 社内会議の資料にパワポ,Word禁止
- 資料は紙ではなくドライブで閲覧
5分前集合5分前解散
少々精神論的になりますが、会議は「5分前集合、5分前解散」を徹底すると、かなり時短になります。
まず、当たり前のことですが、会議には5分前に着くようにして、遅刻しないこと。
遅れてくる人がいると、「最初に言ったんですけど…」と同じことを繰り返すことになり、全員にとっての無駄な時間となる。
この「5分前集合」は、実践されている人も多いと思います。
より強調したいのは、予定時間の5分前に解散すること。
5分前に終わろうと思えば、10分前にはまとめを始めなくてはいけません。今回の会議内容をまとめつつ、次の会議までの各自のミッションを割り振ったりするには、5分はかかります。
10分前になったら「そろそろ…」と誰かが言い出さなくてはならないのですが、これはただ会議に出席しているだけの数合わせメンバーは言えません。
会議のファシリテーターや仕切り役、またはその場で一番エラい人が、10分前になったら「この後は次の予定もあるからそろそろ」と言い出して、まとめに入りましょう。
社内会議の資料にパワポ,Word禁止
社内会議のために、資料を作ることはよくあります。会議をスムーズに早く終わらせるためには、確かに必要です。
しかし、これをPowerPointを使って美しく見せる必要は1ミリもありません。
図を描きたいなら手書きで十分です。
Wordもメモ帳のように使う分には構いませんが、インデントを駆使したりワードアートでタイトルを付けたりする必要は一切ありません。
社内の会議で、美しく清書して見栄えを良くする時間こそ無駄です。
社内会議は学芸会のような晴れ舞台ではないので、資料作成のスキルを発表する場ではありません。
ついでにホチキス止めも禁止。できれば紙出力も止めましょう。
資料は紙ではなくドライブで閲覧
社内会議資料の紙出力を止めると、かなり時短になります。
というのも、社内会議の資料を紙で印刷した瞬間、修正できなくなります。
すべて印刷してから間違いに気づき、もう一度全員分のプリントアウトをやり直した経験、誰にでもありますよね？
「あ〜紙の無駄だ〜」と言いながら。いや、それもそうですがその時間が無駄です。
資料のデータをGoogleドライブなどの共有スペースに入れて、投影すれば、会議中の指摘を修正したり、加筆したり、その場でできます。
そうなると、議事録も必要ありません。
ドライブに保存されていれば、後で共有する必要もありません。
また、データを投影すれば、動画もWebsiteもすぐに見ることができます。あらかじめデータに埋め込んでおくと便利！
